1. 送別会の案内文とは？基本ポイントを押さえよう
送別会の目的と案内文の重要性
送別会は、退職や異動などで職場を離れる人を送り出し、感謝を伝える大切な場です。
案内文は単なる連絡ではなく、参加者の関心を引き、温かい雰囲気を作る役割を持ちます。
簡素すぎる案内文では参加者が集まりにくくなりますが、送別される人の貢献に触れたり、心のこもった表現を加えることで、参加意欲を高めることができます。
また、フォーマルな送別会とカジュアルな送別会では、言葉遣いや文面のトーンを調整することが重要です。
送別会の目的を明確にし、参加しやすい案内文を作成することで、円滑な準備と心に残る会の開催につながります。
送別会の案内文に必須の要素とは？
送別会の案内文には、以下の6つの要素を必ず含めるようにしましょう。
- 送別会の目的（誰の送別会なのか、どのような理由で開催するのか）
- 開催日時（日付・開始時間・終了予定時間）
- 開催場所（店名・住所・最寄り駅などのアクセス情報）
- 会費や予算（参加費の有無や負担額）
- 参加の可否の確認方法（返信の締め切りや連絡先）
- 主催者情報（幹事や代表者の連絡先）
この6つを明確に記載することで、参加者が迷うことなくスムーズに予定を調整できます。
特に、日時や場所は間違いがないように正確に記載しましょう。
また、送別会の規模によっては、追加で案内に盛り込むべき情報もあります。
例えば、大人数の送別会の場合は、席の指定や料理の形式（コース料理・ビュッフェ・飲み放題の有無）なども記載すると、参加者が安心して参加できます。
送別会の案内文を作成する際には、これらのポイントを押さえて、できるだけ分かりやすく伝えるようにしましょう。
送別会の案内文の基本フォーマット
送別会の案内文には、いくつかのフォーマットがありますが、基本的には以下の流れで作成すると分かりやすくなります。
- 冒頭の挨拶
「お疲れ様です。皆様にお知らせです。」など、簡単な挨拶を入れる。 - 送別会の趣旨
「この度、○○さんが異動（退職）されることになりました。つきましては、感謝の気持ちを込めて送別会を開催いたします。」 - 開催日時・場所
「日時：〇月〇日（〇）19:00～
場所：〇〇レストラン（住所・アクセス）」 - 会費・参加方法
「会費：一人〇〇円（飲み放題付き）
参加希望の方は〇月〇日までに幹事（〇〇）までご連絡ください。」 - 締めの言葉
「皆様お忙しいとは存じますが、ぜひご参加ください。」
このようなフォーマットに沿って書くと、読みやすく、必要な情報を簡潔に伝えることができます。
送別会の案内文を書く際のマナーと注意点
送別会の案内文を作成する際は、以下のマナーと注意点を意識しましょう。
- 敬語を適切に使う
特にビジネスシーンでは、上司や目上の人に対して失礼にならないよう、敬語表現を心がけましょう。 - 開催情報を正確に記載する
日時や場所を間違えてしまうと、参加者が混乱してしまいます。特に、曜日や開始時間はダブルチェックしておきましょう。 - 参加可否の締め切りを明記する
幹事としては、参加者の人数を早めに把握しておきたいものです。返信の締め切りを明確にし、参加希望者がスムーズに連絡できるようにしましょう。 - 返信しやすい連絡方法を選ぶ
社内メール、LINE、社内掲示板など、送別会の案内を送る手段はいくつかあります。参加者が確認しやすいツールを選ぶことが大切です。 - 個別対応が必要な場合の配慮
例えば、仕事の都合で遅れて参加する人がいる場合や、特定の食事制限がある人がいる場合には、柔軟に対応できるようにしておくと良いでしょう。
以上のポイントを押さえて、相手に伝わりやすい案内文を作成しましょう。
次に、「ビジネス向け」「カジュアル向け」それぞれの送別会の案内文の具体的な書き方について詳しく解説します。
2. 送別会の案内文の書き方
送別会の案内文は、フォーマルなものからカジュアルなものまで、シチュエーションに応じて適切なトーンで作成することが重要です。
会社の正式な送別会の場合、ビジネス文書としてのマナーを守る必要がありますが、親しい同僚同士の気軽な送別会では、フレンドリーな文章でも問題ありません。
ここでは、それぞれの場面に適した書き方を解説していきます。
ビジネス向け送別会案内文の書き方
社内で正式に行う送別会の案内文は、フォーマルな表現を用い、簡潔かつ分かりやすく伝えることが重要です。
特に、上司や役職者が関わる場合は、敬語や丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
案内は社内メールや掲示板で共有されることが多いため、長文になりすぎないよう配慮し、必要な情報をシンプルにまとめることが大切です。
日時、場所、会費、参加方法を明確に記載し、誤字脱字を避けることで、信頼感のある案内になります。
フォーマルな送別会では、送別される人への敬意を示しつつ、参加者が理解しやすい文章を意識しましょう。
カジュアルな送別会案内文の書き方
親しい同僚や友人同士の送別会では、フォーマルな表現にこだわらず、カジュアルな案内文で気軽に伝えるのが効果的です。
LINEやチャットツールを活用し、絵文字や柔らかい言葉を交えることで、親しみやすい雰囲気を作りましょう。
特に、日時・場所・会費を簡潔に伝えると、参加の可否を判断しやすくなります。
また、「スタンプでOK！」など返信しやすい工夫を加えると、より多くの人が気軽に参加表明できます。
フランクな文面で、楽しい送別会の雰囲気を伝えましょう。
社内向けと社外向けでの表現の違い
送別会の案内文は、社内向けと社外向けで表現を変えることも重要です。
| 送別会の種類 | 文面の特徴 | 例 |
|---|---|---|
| 社内向け（フォーマル） | 敬語・簡潔・業務連絡のような書き方 | 「お忙しいとは存じますが、ぜひご参加ください。」 |
| 社外向け（取引先・関係者） | さらに丁寧な敬語を使う | 「ご多忙のところ恐縮ですが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。」 |
| カジュアル（同僚向け） | フランクな表現・軽い呼びかけ | 「みんなでワイワイ飲みながら送り出そう！」 |
送別会の案内文を作成する際には、誰に向けて書くのかを意識しながら、適切な言葉を選ぶことが大切です。
メール・LINE・社内掲示の使い分け
送別会の案内を送る際には、どの連絡手段を使うのかも重要なポイントです。
| 連絡手段 | 特徴 | 適した送別会 |
|---|---|---|
| メール | 公式な連絡手段。上司や目上の人に送るのに適している。 | ビジネス向け送別会 |
| LINE・チャット | 気軽に連絡できる。既読がつくので確認しやすい。 | カジュアルな送別会 |
| 社内掲示 | 参加者が多い場合に適している。個別に送る手間が省ける。 | 大人数の送別会 |
状況に応じて適切な手段を選ぶことで、案内文の効果を最大限に高めることができます。
送別会の案内文を作成する際のチェックリスト
最後に、送別会の案内文を作成したら、以下のポイントを確認しましょう。
✅ 送別会の目的が明確に書かれているか
✅ 日時・場所・会費が正確に記載されているか
✅ 参加の可否を確認する方法が明記されているか
✅ 相手に合わせた適切な言葉遣いになっているか
✅ 誤字脱字や誤った情報がないか
これらのポイントをしっかり押さえて、誰が読んでも分かりやすい案内文を作成するようにしましょう。
ここまでで、フォーマルな送別会案内文とカジュアルな送別会案内文の書き方を解説しました。
次は、実際にすぐ使える送別会案内文の例文を詳しく紹介していきます！
3. 送別会の案内文の例文集【すぐ使えるテンプレート】
送別会の案内文を作成する際には、シチュエーションに応じて適切な言葉遣いや構成を選ぶことが大切です。
ここでは、ビジネスシーンでのフォーマルな案内文から、親しい同僚向けのカジュアルな案内文まで、すぐに使える例文を紹介します。
送別会の目的や相手との関係性に合わせて、適切なテンプレートを活用してください。
会社でのフォーマルな送別会案内文の例文
会社主催の送別会や、上司・先輩を送る際のフォーマルな案内文は、礼儀を重んじた文章が求められます。
特に、敬語や格式のある表現を使用し、簡潔かつ分かりやすい内容にまとめることが重要です。
📧 社内メール用フォーマルな送別会案内文
件名：◯◯さん送別会のご案内
各位
お疲れ様です。
この度、〇〇部の〇〇さんが〇月〇日をもちまして、異動（退職）されることとなりました。これまでのご尽力に感謝の意を込め、ささやかではございますが送別会を開催いたします。
皆様お忙しいとは存じますが、ぜひご出席いただき、〇〇さんの門出を共にお祝いできればと思います。
【送別会詳細】
📅 日時：〇月〇日（〇）19:00開始
📍 場所：〇〇レストラン（住所・アクセス）
💰 会費：〇〇円（飲み放題付き）
ご参加いただける方は、〇月〇日までに幹事（〇〇）までご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
幹事：〇〇（連絡先）
ビジネス向けの送別会案内文では、丁寧な言葉遣いを使い、送別会の目的や詳細を簡潔に伝えることが大切です。
特に、日時や場所、会費については明確に記載し、参加者がスムーズに判断できるようにしましょう。
親しい同僚向けのカジュアルな送別会案内文の例文
仲の良い同僚や同期など、気軽な雰囲気の送別会を企画する場合は、フランクな表現を使って親しみやすい案内文を作成しましょう。
カジュアルな案内文は、LINEやSNSを利用して送ることが多いため、短くわかりやすく伝えることがポイントです。
💬 LINE・SNS用カジュアルな送別会案内文
📢 ◯◯さん送別会のお知らせ！ 📢
みんなにお知らせ🎉✨
◯◯さんが〇月〇日に転職することになったので、みんなで送別会をやるよー！🎊
📍 場所：〇〇居酒屋（駅近のあの店🍺）
⏰ 日時：〇月〇日（金）19:30～
💰 会費：3000円くらい（飲み放題付き！）
◯◯さんに感謝を伝えつつ、みんなで楽しく送り出そう！😊
参加できる人は〇日までに教えてね～！👍✨
カジュアルな送別会案内文では、固すぎない表現を使い、軽いノリで伝えることが大切です。
絵文字を適度に活用することで、温かみのある印象を与えることができます。
LINEやメールで送る簡単な送別会案内文の例文
送別会の案内は、長々と書かなくても、ポイントを押さえて簡潔に伝えることが可能です。
短い案内文であっても、必要な情報（日時・場所・会費・参加確認の方法）をしっかり記載することで、スムーズに伝えることができます。
✉️ 簡単な送別会案内文（LINE・メール用）
件名：送別会のご案内
〇〇さんの送別会を開催します！
📅 日時：〇月〇日（〇）19:00～
📍 場所：〇〇レストラン（住所）
💰 会費：3500円（コース＆飲み放題付き）
みんなで楽しく送り出しましょう！
参加できる方は〇日までに幹事（〇〇）までご連絡ください！😊
シンプルな案内文でも、重要な情報をしっかり伝えれば問題ありません。
役職者向けの送別会案内文の例文
上司や役職者の送別会では、より丁寧な言葉遣いが求められます。
また、参加者に目上の方が多い場合は、よりフォーマルな文章を心がけましょう。
📧 役職者向けの送別会案内文（社内メール用）
件名：〇〇部長送別会のご案内
各位
お疲れ様です。
この度、〇〇部長が〇月〇日をもちまして異動されることとなりました。長年にわたり、多大なるご尽力を賜りました〇〇部長に感謝の意を込め、送別会を開催いたします。
つきましては、ご多忙の折とは存じますが、ぜひご参加いただきたく、ご案内申し上げます。
【送別会詳細】
📅 日時：〇月〇日（〇）19:00開始
📍 場所：〇〇ホテル（〇階 会場名）
💰 会費：〇〇円（会費制）
ご出席いただける方は、〇月〇日までに幹事（〇〇）までご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
幹事：〇〇（連絡先）
役職者向けの案内文では、格式のある表現を使い、参加を促す文章も慎重に選びましょう。
退職者が自ら開催する場合の案内文の例文
送別会は、必ずしも同僚や上司が企画するとは限りません。
退職者自身が感謝の気持ちを込めて、自分の送別会を開催する場合もあります。
その場合は、参加者に対して「これまでの感謝」を伝えつつ、気軽に参加してもらえるような文面にすると良いでしょう。
✉️ 退職者自身が送る送別会案内文
件名：「お別れの会」のお知らせ
皆様
お世話になっております。
この度、〇月〇日をもちまして退職することとなりました。
これまでの感謝の気持ちを込めて、ささやかながら「お別れの会」をもうけさせて頂きました。
📅 日時：〇月〇日（金）19:00～
📍 場所：〇〇レストラン（〇駅近く）
💰 会費：なし（私からの感謝の気持ちです！）
お忙しいとは思いますが、ぜひご都合が合えばお越しください。
〇〇（連絡先）
次は、送別会の案内文をより魅力的にするコツについて解説します！
4. 送別会の案内文をより魅力的にするコツ
送別会の案内文は、単に日時や場所を伝えるだけでなく、読んだ人が「参加したい！」と思えるような内容にすることが大切です。
特に、送別される方への感謝の気持ちを込めたり、参加しやすい工夫を盛り込むことで、より多くの人が関心を持ちやすくなります。
ここでは、送別会の案内文を魅力的にするためのコツを詳しく解説します。
送別される人のエピソードを入れる
送別会は、ただ集まって飲食を楽しむだけではなく、送別される方のこれまでの功績を称え、感謝を伝える場でもあります。
そのため、案内文にその人のエピソードや特徴を少し加えることで、より心のこもった内容にすることができます。
例文（エピソードを加えた案内文）
📢 ◯◯さん送別会のお知らせ！
この度、長年私たちと一緒に働いてきた◯◯さんが、〇月〇日をもって新たな道へ進むことになりました。
いつも明るくみんなを盛り上げてくれた◯◯さん、〇〇プロジェクトではみんなを引っ張ってくれましたよね！🎉 そんな◯◯さんの新たな門出をみんなでお祝いしましょう！
📅 日時：〇月〇日（〇）19:00～
📍 場所：〇〇居酒屋（駅チカ🍻）
💰 会費：3500円（飲み放題付き）
ぜひみんなで楽しく送り出しましょう！参加できる方は〇日までにご連絡ください😊✨
エピソードを加えることで、送別される人への思いが伝わりやすくなり、参加者の興味を引くことができます。
参加者が集まりやすい工夫（返信のしやすさなど）
送別会を開催するにあたり、幹事としてはできるだけ多くの人に参加してもらいたいものです。
しかし、案内文が堅苦しかったり、返信が面倒だったりすると、参加を迷う人も増えてしまいます。
そこで、参加者が集まりやすい工夫を取り入れましょう。
参加しやすくなるポイント
✅ 返信が簡単にできるようにする（「LINEでスタンプを送るだけOK！」など）
✅ 日時の候補を複数提示し、参加しやすい日程を選べるようにする
✅ 「〇〇さんに感謝を伝えたい！」など、参加の動機付けをする
✅ 参加者リストを事前に公開し、「みんな来るなら行こうかな」と思わせる
例文（返信しやすい工夫を加えた案内文）
📢 ◯◯さん送別会のお知らせ！
みんなにお知らせ✨
◯◯さんが〇月〇日に異動されることになりました。いつも頼れる◯◯さんに感謝を伝えながら、楽しい時間を過ごしましょう！
📅 日時候補（参加しやすい日を選んでね！）
① 〇月〇日（〇）19:00～
② 〇月〇日（〇）18:30～
📍 場所：〇〇レストラン（駅近）
💰 会費：3500円
参加できる人は、「①か②、どちらが都合がいいか教えてね！」 スタンプだけでもOK🙆♂️✨
このように、返信のしやすさを考慮すると、参加を迷っていた人も気軽に連絡できるようになります。
送別会の雰囲気を伝える言葉選び
案内文の文面によって、送別会の雰囲気は大きく変わります。
フォーマルな送別会なのか、楽しい飲み会なのか、感動的な会なのかを、適切な言葉選びで伝えましょう。
| 送別会の雰囲気 | 言葉の選び方のポイント | 例 |
|---|---|---|
| フォーマル | 丁寧で格式のある表現を使用 | 「◯◯さんのご活躍に敬意を表し…」 |
| カジュアル | 砕けた表現や絵文字を活用 | 「◯◯さんの新しい門出を楽しく祝おう！」 |
| 感動的 | 思い出や感謝の言葉を強調 | 「◯◯さんの支えがあったからこそ…」 |
例文（雰囲気を伝える言葉選び）
フォーマルな送別会の案内文
「この度、長年にわたり弊社に貢献してこられた◯◯様がご退職されることとなりました。つきましては、感謝の意を表し、ささやかな送別会を開催いたします。」
カジュアルな送別会の案内文
「◯◯さんが新たな一歩を踏み出します！みんなで楽しくワイワイ送り出しましょう！」
感動的な送別会の案内文
「これまでみんなを支えてくれた◯◯さん。本当にありがとう！笑顔で送り出せるよう、素敵な時間を過ごしたいと思います。」
曖昧な表現を避け、分かりやすく書く方法
送別会の案内文は、誰が読んでもすぐに理解できるように書くことが大切です。
特に以下のような曖昧な表現は避け、明確な情報を伝えましょう。
| 曖昧な表現 | 明確な表現 |
|---|---|
| 夕方頃 | 18:30～20:30 |
| 〇〇駅近くの店 | 〇〇レストラン（住所） |
| 適当に集まって | 〇月〇日 19:00開始 |
送別される人に喜ばれる一言を添える
最後に、案内文の締めくくりに、送別される方が喜ぶ一言を添えましょう。
例文
✅ 「◯◯さんへのメッセージを考えておいてください！」
✅ 「みんなで◯◯さんの新生活を応援しましょう！」
✅ 「サプライズでプレゼントを用意する予定です！」
送別される方にとっても、参加者にとっても、心に残る会になるような一言を添えると、より魅力的な案内文になります。
これで送別会の案内文を魅力的にするコツが分かりましたね！
次は、送別会案内文のトラブルを防ぐポイントについて解説します！
5. 送別会案内文のトラブルを防ぐポイント
送別会の案内文を作成する際、思わぬトラブルが発生することがあります。
たとえば、誤字脱字や日時の間違い、参加者への配慮不足などが原因で混乱が生じることも。
せっかくの送別会をスムーズに進めるためには、事前にトラブルを防ぐ工夫が必要です。
ここでは、送別会案内文を作成する際に注意すべきポイントについて詳しく解説します。
誤字脱字や日時の間違いを防ぐ方法
送別会の案内文において、日付や時間、会場の情報が間違っていると、参加者が混乱し、当日トラブルが発生する原因となります。
特に、曜日と日付が一致していないケースや、会場の場所が不明瞭なケースは要注意です。
誤字脱字・日時の間違いを防ぐチェックリスト
✅ 曜日と日付が正しいか確認する（例：3月10日（金）→ 実際に金曜日か？）
✅ 開始時間と終了時間が明記されているか（「18:30開始」だけでなく「20:30終了」も記載）
✅ 会場の住所・アクセス方法が書かれているか（最寄り駅や地図リンクもあると親切）
✅ 料金や会費が間違っていないか（「飲み放題込みで〇〇円」など詳細を明確に）
✅ 幹事の連絡先が正しいか（誤った番号やメールアドレスを記載しない）
案内文を作成したら、一度第三者に確認してもらうのも有効です。誤字脱字のチェックツールを使うのもおすすめです。
参加できない人への配慮を忘れない
送別会はすべての人が参加できるとは限りません。
仕事の都合や家庭の事情などで参加が難しい人もいるため、案内文の内容に配慮をすることが重要です。
配慮すべきポイント
✔ 参加できない人に対して無理に誘わない（「絶対に来てね！」という表現は避ける）
✔ 「残念ながら参加できない方も、メッセージを送るなどの形でお祝いしましょう！」と呼びかける
✔ オンラインでの参加を検討する（リモート勤務の方などへの配慮）
例文（不参加者への配慮を加えた案内文）
📢 ◯◯さん送別会のお知らせ！
〇〇さんが〇月〇日に転職されることになりました！みんなで感謝の気持ちを伝える場として送別会を開催します🎉
📅 日時：〇月〇日（金）19:00～
📍 場所：〇〇レストラン（駅チカ🍻）
💰 会費：3500円（飲み放題付き！）
「残念ながら参加できない方も、〇〇さんへのメッセージを募集中です！一言でもいいので、ぜひ送ってください😊✨」
返信がない人へのリマインドの方法
送別会の案内を送ったものの、返信がない人もいることがあります。
そのまま放置してしまうと、最終的な参加人数が把握できず、会場の予約や料理の手配が難しくなります。
そこで、適切なリマインドを行うことが大切です。
効果的なリマインド方法
✅ 期限の1～2日前に、個別に確認の連絡をする
✅ グループチャットで「〇〇日までに返信お願いします！」と軽く呼びかける
✅ 返信しやすいフォーマットを用意する（「参加 or 不参加」の選択肢を示す）
✅ 返信のない人には、「ご都合いかがでしょうか？😊」と柔らかく尋ねる
リマインドの例文（LINEやメール用）
📢 送別会の参加確認のお願い
皆さん、お疲れ様です！
先日お知らせした〇〇さんの送別会ですが、〇月〇日が締め切りとなっています✨
📅 日時：〇月〇日（金）19:00～
📍 場所：〇〇レストラン
💰 会費：3500円
参加される方は「参加します！」とご連絡ください😊
締め切りが迫っているので、ご確認よろしくお願いします！
送別会案内文を送る適切なタイミング
送別会の案内文を送るタイミングも重要です。
あまりにも直前だと参加者の予定が合わない可能性が高くなり、早すぎても忘れられるリスクがあります。
ベストな案内送付タイミング
✅ 2週間～1か月前：日程の確定＆事前告知（「この日どうですか？」と相談ベースで）
✅ 1週間前：正式な案内文を送る（場所・時間・会費など詳細を記載）
✅ 3日前～前日：最終確認＆リマインド（「明日よろしくお願いします！」など）
送別会の案内文を作成する際のNG例
送別会の案内文でよくある失敗例を紹介します。以下のようなミスに注意しましょう。
❌ 日時の記載ミス：「3月32日（火）19:00～」→（実際には存在しない日付）
❌ 会費の不明確な記載：「たぶん3000円くらい」→（具体的な金額を記載すべき）
❌ 場所が曖昧：「〇〇駅の近くの店」→（正式な店舗名・住所を記載する）
❌ 返信期限なし：「参加できる方は教えてください」→（締め切り日を明記する）
❌ 強制的な表現：「絶対に参加してください！」→（強要は避ける）
まとめ
送別会の案内文は、ただ日時や場所を伝えるだけでなく、送別される人への感謝の気持ちを表し、参加者がスムーズに集まれるように工夫することが大切です。
この記事のポイントを振り返りましょう！
✅ 送別会の案内文には必須の要素がある
→ 目的、日時、場所、会費、参加可否の確認方法、幹事の連絡先を明記する
✅ フォーマルとカジュアルの違いを理解しよう
→ 上司や取引先向けのフォーマルな案内文と、同僚向けのカジュアルな案内文は使い分ける
✅ 送別会の案内文を魅力的にする工夫を忘れずに
→ 送別される人のエピソードを入れる、返信しやすい仕組みを作る、言葉選びで雰囲気を伝える
✅ 案内文のミスやトラブルを防ぐ方法を実践しよう
→ 誤字脱字や日時の間違いを避ける、返信期限を明確にする、参加できない人への配慮をする
送別会は、ただの飲み会ではなく、送別される人にとっても参加者にとっても心に残る大切なイベントです。
適切な案内文を作成し、温かい雰囲気で送り出せるようにしましょう！