新しい仲間を迎える大切なイベント「歓迎会」。
でも、案内の作り方や準備に悩むことも多いですよね？
本記事では、歓迎会の案内メールの書き方・失敗しないポイント・盛り上がるアイデアを詳しく解説します！
これを読めば、誰でもスムーズに歓迎会を開催できるはず。
ぜひ参考にしてください！
1. 歓迎会の案内を送る前に確認すべきポイント
歓迎会の目的を明確にする
歓迎会を成功させるためには、まず「何のために開くのか」を明確にすることが大切です。
一般的な歓迎会の目的としては、新入社員や異動してきた社員の紹介、部署内の親睦を深めること、職場の雰囲気を和ませることなどが挙げられます。
目的を明確にすることで、会の進行や雰囲気作りがスムーズになり、参加者も目的意識を持って楽しむことができます。
例えば、新入社員がリラックスできる雰囲気を作りたい場合、堅苦しいスピーチは避け、ゲームやフリートークの時間を増やすと良いでしょう。
一方、フォーマルな雰囲気を重視したい場合は、上司の挨拶をしっかり準備し、落ち着いた会場を選ぶことが重要です。
また、対象となる人が新入社員なのか、異動してきたベテラン社員なのかによっても、歓迎会の内容は変わってきます。
新卒社員ならば、会社の文化を知ってもらう場として、会社の歴史やビジョンを紹介する時間を作るのも良いでしょう。
逆に、他部署からの異動者なら、既存メンバーとの交流がスムーズにできるような席の配置や自己紹介タイムを工夫するのがおすすめです。
参加者のリストを作成する
案内を送る前に、歓迎会の対象者と参加予定のメンバーを整理しておきましょう。
リストを作成することで、案内の送付漏れや、当日になって「この人にも声をかけるべきだった！」といったミスを防げます。
リストには、以下のような情報を含めるとスムーズです。
- 歓迎される人（新入社員や異動者）
- 参加を予定している上司や先輩社員
- 幹事や進行役を担当する人
- 特別ゲスト（取引先や外部関係者が参加する場合）
特に、役職が上の人や忙しい人には、できるだけ早めに案内を送り、参加の可否を確認しておくと良いでしょう。
リストができたら、案内メールやメッセージの送信時に漏れがないかダブルチェックしてください。
開催日時と会場の選定
歓迎会の開催日時は、できるだけ多くの人が参加しやすい時間に設定しましょう。
一般的には金曜日の18:00〜19:00開始が好まれますが、職場の状況によっては昼間のランチ会や土日の開催も検討すると良いでしょう。
会場選びも重要なポイントです。
参加人数に対して広すぎず狭すぎない会場を選び、交流しやすい雰囲気を作りましょう。
以下のような点を考慮すると、満足度の高い会場選びができます。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 立地 | 職場から近く、アクセスしやすい場所 |
| 予算 | 会社負担 or 割り勘のバランスを考慮 |
| 料理 | アレルギーや食事制限に配慮（ベジタリアン対応など） |
| 席の配置 | 全員が話しやすい配置（丸テーブルやコの字型など） |
| 音の環境 | 騒がしすぎないか、スピーチが聞こえるか |
居酒屋やレストランだけでなく、社内の会議室を利用したケータリング形式の歓迎会も人気があります。
予算と会費の決め方
予算の決め方は、**「会社負担」「参加者での割り勘」「一部会社負担」**のいずれかになります。
一般的には、1人あたり3,000円〜6,000円程度が相場ですが、職場の雰囲気や予算次第で調整が必要です。
特に、新入社員が多い場合は、会社側が一部負担することで参加しやすくなります。
また、上司が参加する場合は「上司が多めに負担する」という暗黙のルールがある職場もあるので、事前に確認しておくとトラブルを防げます。
会費を集める方法も工夫しましょう。
当日現金で集めると手間がかかるため、事前にオンライン決済（PayPay・LINE Payなど）を活用するとスムーズです。
幹事がやるべき事前準備
幹事は、歓迎会がスムーズに進むように、以下の準備をしっかり行いましょう。
- スケジュールの作成（受付・挨拶・食事・ゲーム・締めの挨拶など）
- 会場の下見・予約確認（当日の動線をチェック）
- 必要な備品の準備（名札・ウェルカムボード・マイクなど）
- 参加者へのリマインド連絡（前日または当日の午前中に送信）
- 新入社員や異動者のプロフィールを簡単に把握（紹介時に役立つ）
特に、歓迎される人のことを事前に知っておくと、当日の進行がスムーズになります。
趣味や出身地などの情報を軽く調べておくと、アイスブレイク（後述）にも活用できます。
2. 歓迎会の案内メール・文書の基本構成
宛先の選び方と注意点
歓迎会の案内を送る際、適切な宛先選びが重要です。
送付先のリストを整理し、必要な人すべてに確実に案内が届くようにしましょう。
主な宛先のパターンは以下のとおりです。
- 歓迎される人（新入社員や異動者）
- 部署やチームのメンバー
- 上司・役職者（歓迎会に出席する可能性のある方）
- 関連部署の関係者（必要に応じて招待）
送信時の注意点として、CC・BCCの使い分けも意識しましょう。
- CC（カーボンコピー） → 参加者全員が互いにメールアドレスを見られる状態（チーム内で共有したい場合に有効）
- BCC（ブラインドカーボンコピー） → 他の受信者にアドレスを見せずに送る（外部関係者が含まれる場合に使用）
また、個別対応が必要な人（例えば、役員や特別ゲスト）がいる場合は、別途個別メールを送ると丁寧な印象を与えます。
件名の書き方（開封率を上げるポイント）
件名は、一目で歓迎会の案内であることが分かるように工夫しましょう。
長すぎるとメール一覧で表示されないため、20〜30文字程度にまとめるのが理想です。
【件名の例】
✅ 【歓迎会のご案内】〇月〇日（〇）〇〇さんを迎えて
✅ 【重要】〇〇さん歓迎会の詳細＆参加確認のお願い
✅ 【〇〇さん歓迎会】〇月〇日（〇）19時＠〇〇レストラン
件名には、日付・歓迎される人の名前・開催場所などを含めると、開封率が上がりやすくなります。
本文の基本構成（挨拶・詳細・締めの言葉）
案内文の本文は、以下の流れで構成すると分かりやすくなります。
- 挨拶・趣旨説明（簡潔に、歓迎会の趣旨を伝える）
- 開催日時・場所（日時・会場・集合時間などを明記）
- 会費・支払い方法（事前徴収か当日支払いかも記載）
- 参加可否の返信依頼（締め切り日を設定）
- 締めの言葉（参加を促すひと言を添える）
以下、具体的な例文をご紹介します。
必須記載事項（日時・会場・会費・ドレスコードなど）
案内には、以下の情報を 漏れなく記載 しましょう。
| 項目 | 記載内容の例 |
|---|---|
| 日時 | 〇月〇日（〇）19:00〜21:00（18:50集合） |
| 会場 | 〇〇レストラン（住所・地図リンク） |
| 会費 | 3,000円（当日集金 or 事前支払い） |
| ドレスコード | カジュアル可（スーツ不要） |
| 返信期限 | 〇月〇日（〇）までにご連絡ください |
| 幹事 | 〇〇（内線1234 / メール〇〇@△△） |
特に、会費の支払い方法やドレスコードは、事前に明確にしておくと、参加者の負担を減らせます。
返信期限とリマインドのコツ
参加者の返信をスムーズに集めるために、返信期限を設定 しましょう。
「〇月〇日（〇）までにご返信ください」と明確に書くことで、参加可否を早めに把握できます。
また、返信率を上げるためには、リマインド（再案内） も重要です。
返信期限の2〜3日前に、以下のようなリマインドメールを送ると効果的です。
【リマインドメールの例】
件名：歓迎会の参加可否のご確認（〇月〇日開催）
📩 本文
「先日ご案内しました〇〇さんの歓迎会について、参加可否のご連絡をお願いしております。まだお返事をいただいていない方は、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです！」
このように短く、返信を促す内容にすると、参加の意思表示をしやすくなります。
3. 【例文付き】歓迎会の案内メール＆LINEメッセージのテンプレート
フォーマルな案内メールの例文
上司や役職者を含む場合や、社外の関係者が参加するようなフォーマルな歓迎会では、丁寧な言葉遣いと正式な文書スタイルを心掛けましょう。
📩 フォーマルな歓迎会案内メールの例
件名：〇〇さん歓迎会のご案内（〇月〇日 19:00〜）
本文：
各位
お疲れ様です。〇〇部の△△です。
このたび、〇〇さん（新入社員 / 異動者 / 〇〇部長）を歓迎する会を開催することになりました。つきましては、皆さまのご都合をお伺いしたくご案内申し上げます。
詳細は以下の通りです。
- 日程：〇月〇日（〇）19:00〜21:00（18:50集合）
- 会場：〇〇レストラン（東京都〇〇区〇〇1-2-3）
- 会費：4,000円（当日現金でお支払いください）
- ドレスコード：特になし（カジュアル可）
- 参加可否の返信：〇月〇日（〇）までにご連絡ください
新しく加わる〇〇さんを温かく迎え、交流を深める良い機会となればと思います。皆さまのご参加をお待ちしております。
幹事：△△（内線1234 / メール：△△@company.com）
よろしくお願いいたします。
〇〇部 幹事 △△
このように、フォーマルな文体で要点を整理すると、役職者にも失礼なく伝わります。
カジュアルな社内向けメールの例文
社内の気軽な歓迎会であれば、カジュアルな文体のほうが親しみやすく、参加しやすい雰囲気を作れます。
📩 カジュアルな歓迎会案内メールの例
件名：【参加者募集】〇〇さん歓迎会やります！（〇月〇日 19:00〜）
本文：
こんにちは！△△です。
〇〇さんが新しく〇〇部に加わりましたので、歓迎会を企画しました！🎉 ぜひ皆さんで楽しく盛り上げましょう！
🍻 歓迎会の詳細 🍻
📅 日時：〇月〇日（〇）19:00〜21:00
📍 場所：〇〇居酒屋（〇〇駅徒歩3分）
💰 会費：3,500円（コース＋飲み放題）
👕 ドレスコード：自由！
参加できる方は、〇月〇日（〇）までに返信お願いします！（LINEでもOK！）
みんなで〇〇さんを歓迎しましょう！🎊 ご参加お待ちしてます！
幹事：△△（内線1234 / LINE OK）
絵文字やカジュアルな表現を交えることで、親しみやすくなり、返信率も上がります。
LINEで送る場合の簡潔なメッセージ例
最近では、メールよりもLINEやSlackで案内を送る職場も増えています。
LINEで送る場合は、簡潔に要点を伝えることが大切です。
📩 LINEでの歓迎会案内例
🎉 〇〇さん歓迎会のお知らせ 🎉
〇〇さんの歓迎会を開催します！ みんなで楽しく飲みましょう🍻
📅 日時：〇月〇日（〇）19:00〜21:00
📍 場所：〇〇居酒屋（〇〇駅 徒歩3分）
💰 会費：3,500円（飲み放題付き）
参加できる人は、このLINEに「参加！」と返信してください🙌
（締め切り：〇月〇日）
みんなの参加待ってます！✨
幹事：△△
LINEメッセージは「短く」「明るく」「即レスしやすい文面」にすると効果的です。
返信をもらいやすくするポイント
歓迎会の案内を送った後、返信率を上げるための工夫が必要です。
✅ 返信方法を簡単にする → 「参加！」と一言返信でOKにする
✅ 期限を明確に伝える → 「〇月〇日までに返信お願いします」
✅ リマインドを送る → 期限前日に再度案内を送る
特に、LINEグループなどで「現在の参加予定者」を共有すると、「みんな行くなら行こうかな」と思ってもらいやすくなります。
📩 リマインドメッセージの例
「明日が参加締め切りです！現在〇〇さん、〇〇さんが参加予定です🎉 まだ迷っている方も、ぜひご検討ください😊
4. 歓迎会の案内で失敗しないための注意点
曖昧な表現を避ける（例：「夕方開催」ではなく「18:30開始」）
歓迎会の案内では、曖昧な表現を避け、具体的な情報を明確に伝えることが重要です。
たとえば、以下のような表現は誤解を招く可能性があります。
❌ 「夕方に開始予定です」 → ⭕ 「18:30開始です」
❌ 「〇〇駅近くの居酒屋です」 → ⭕ 「〇〇駅から徒歩3分の〇〇居酒屋（地図リンク）」
❌ 「だいたい3,000円くらい」 → ⭕ 「会費は3,000円です」
特に時間や会費は、参加者のスケジュール調整や予算管理に関わるため、正確な情報を明記することが大切です。
また、会場の詳細についても、Googleマップのリンクを添付すると分かりやすくなります。
また、締め切りの設定も重要です。
❌ 「参加希望の方はご連絡ください」 → ⭕ 「〇月〇日（〇）までにご返信をお願いします」
締め切りを明確にすることで、返信の遅れを防ぎ、事前の準備がスムーズになります。
参加／不参加の意思確認を徹底する
歓迎会の準備を進めるうえで、参加人数の把握は最重要事項です。
人数が曖昧だと、以下のような問題が発生する可能性があります。
🔻 人数が確定しない場合のリスク
- 予約した席数と実際の人数が合わず、席が足りなくなる
- 料理の量が足りない／多すぎる
- 会費の割り勘額が変動し、負担が増減する
特に、**「返信をしないまま当日ドタキャン」や「当日になって急に参加希望」**が発生すると、会場側にも迷惑をかけることになります。
そのため、案内の際には参加の意思をはっきり伝えてもらう工夫をしましょう。
✅ 「参加／不参加を必ずご返信ください」 と強調する
✅ LINEなら「参加」と一言送るだけでOKにする
✅ 返信がない人には個別に確認メッセージを送る
また、歓迎会の前日に「明日よろしくお願いします！」とリマインド連絡をすると、うっかり忘れてしまう人を減らせます。
変更があった場合の対応策
歓迎会の準備を進める中で、日程変更や会場変更が発生する可能性もあります。
その際、以下の点に注意しましょう。
✅ 変更が決まったらすぐに連絡する
✅ 「変更後の情報」と「変更理由」を明確に伝える
✅ 「以前の案内を破棄し、最新情報を確認してください」と記載
📩 変更連絡の例文
件名：【重要】歓迎会の会場変更のお知らせ（〇月〇日）
各位
先日ご案内した〇〇さんの歓迎会について、会場が変更となりましたのでお知らせいたします。
【変更前】
〇〇居酒屋（〇〇駅徒歩3分）
【変更後】
〇〇ダイニング（〇〇駅徒歩5分）
変更の理由は、参加人数が予想より多くなり、広い席を確保するためです。その他の日時や会費については変更ありません。
お手数ですが、以前の案内は破棄し、こちらの情報をご確認ください。ご不明点があれば幹事までお問い合わせください。
幹事：△△（内線1234 / メール：△△@company.com）
よろしくお願いいたします。
〇〇部 幹事 △△
このように、変更があった場合は「理由」「新しい情報」「確認依頼」を明確に伝えましょう。
返信がない人へのフォローアップ方法
歓迎会の案内を送った後、返信をしない人が必ず出てきます。
その場合、以下の手順でフォローアップしましょう。
- 締め切り2日前にリマインドメールを送る
「〇〇さんの歓迎会の参加締め切りが〇月〇日です！ まだお返事をいただいていない方は、ぜひご連絡ください！」 - 締め切り日当日に個別メッセージを送る
「こんにちは！ 〇〇さんの歓迎会について、参加予定を確認させていただいています。ご都合いかがでしょうか？」 - 返信がない人には電話や直接確認する（社内の人の場合）
特に上司や忙しい社員は、メールを見逃していることが多いので、直接声をかけるとスムーズです。
このように、一度の連絡で終わらず、フォローアップを徹底することが大切です。
参加者に楽しんでもらうための気配り
歓迎会は、ただ食事をするだけでなく、「新しく加わる人が安心できる場にする」ことが大切です。
そのため、以下の気配りを意識しましょう。
✅ 新入社員や異動者が話しやすい環境を作る
→ 固定のメンバーだけで固まらず、話しやすい席の配置にする
✅ お酒が飲めない人にも配慮する
→ ソフトドリンクの選択肢を充実させる
✅ 簡単な自己紹介タイムを設ける
→ 名前・出身地・趣味などを軽く紹介
✅ 幹事は気を配り、話し相手がいない人に声をかける
→ 特に新入社員や異動者が孤立しないようにする
また、歓迎会の終盤に「次に期待すること」などの話題を振ると、自然に交流が深まり、職場になじみやすくなります。
5. 参加者が喜ぶ歓迎会のアイデアと演出
新入社員やゲストが楽しめるゲーム＆企画
歓迎会では、ただ食事をするだけではなく、楽しいイベントやゲームを取り入れることで、参加者同士の距離を縮めることができます。
特に、新入社員や異動者が緊張しないような雰囲気作りが大切です。
🎲 おすすめのゲーム＆企画
| ゲーム名 | 内容 | 所要時間 |
|---|---|---|
| アイスブレイク自己紹介 | 事前に簡単な質問（好きな食べ物・趣味など）を用意し、1分以内で自己紹介 | 10分 |
| ○×クイズ | 新入社員や異動者に関するクイズを出題し、○×で回答（例：「〇〇さんは野球部出身？」） | 15分 |
| ビンゴ大会 | 参加者の特徴を入れたオリジナルビンゴカードを作成（例：「〇〇県出身の人」「猫を飼っている人」） | 20分 |
| チーム対抗早押しクイズ | 会社に関するクイズを出題し、チームごとに回答を競う | 20分 |
| 一言プレゼントリレー | 新入社員や異動者に、一人ひとことずつアドバイスや応援メッセージを伝える | 10分 |
特に、アイスブレイク自己紹介は最初に行うと場が和み、その後の交流がスムーズになります。
アイスブレイク自己紹介とは？
アイスブレイク自己紹介とは、初対面の人同士が緊張をほぐし、リラックスして会話を始められるようにする自己紹介の方法です。
特に、歓迎会やチームビルディングの場面で効果的に使われます。
通常の自己紹介とは異なり、ゲームや質問形式を取り入れることで、自然に会話が弾み、場の雰囲気が和やかになるのが特徴です。
おすすめのアイスブレイク自己紹介方法
① 「〇〇といえば自己紹介」（シンプルで簡単！）
💡 やり方
- 自分の名前＋「〇〇といえば私！」を1つ発表する
- 例：「スイーツ好きといえば私！ 〇〇です」
💡 ポイント
- 短くて分かりやすい
- 共通点がある人が話しかけやすい
② 「3つのキーワード自己紹介」（会話が広がる！）
💡 やり方
- 自分を表す3つのキーワードを発表する（例：旅行・カメラ・野球）
- その中から1つだけ詳しく説明
💡 ポイント
- 趣味や興味を伝えやすい
- 他の人が「私も好きです！」と話しかけやすい
③ 「嘘つき自己紹介」（ゲーム感覚で盛り上がる！）
💡 やり方
- 自分に関する「本当のこと2つ」と「嘘1つ」を言う
- 他の人がどれが嘘かを当てる
💡 例
「①高校時代にサッカー部でした ②映画が大好きで月10本観ます ③実はピアノが弾けます」
（正解：③が嘘！）
💡 ポイント
- ゲーム感覚で楽しく自己紹介ができる
- 普段は言わない意外なエピソードが出てくる
④ 「趣味ビンゴ」（全員が交流できる！）
💡 やり方
- 事前に「趣味ビンゴカード」を配布（例：「猫好きな人」「アニメ好きな人」など）
- 該当する人を見つけて名前を書き、ビンゴを完成させる
💡 ポイント
- いろんな人と話すきっかけになる
- 「この人と共通点がある！」と親近感が湧く
アイスブレイク自己紹介を成功させるコツ
🎤 1. 司会がリードする → ルールを分かりやすく説明する
⏳ 2. 時間を短めにする → 1人30秒〜1分程度でテンポよく
😂 3. 難しくしすぎない → 誰でも簡単にできる内容にする
「ただの自己紹介」ではなく、楽しく話せる仕掛けを作ることで、歓迎会が盛り上がり、新入社員や異動者もすぐに職場に馴染みやすくなります！」 😊
簡単にできるサプライズ演出
歓迎会でサプライズ演出を取り入れると、新入社員や異動者にとって印象に残るイベントになります。
🎉 おすすめのサプライズ
✅ ウェルカムメッセージ動画の上映
→ 事前に社員が「歓迎メッセージ」を録画し、会の冒頭で流す
✅ メッセージカードのプレゼント
→ 参加者全員から一言ずつメッセージを集め、色紙やカードにまとめて渡す
✅ 特製プロフィールシートを配る
→ 新入社員や異動者の簡単なプロフィール（趣味・好きな食べ物など）を事前に作成し、配布
✅ デザートプレートにメッセージを入れる
→ 「〇〇さん、ようこそ〇〇部へ！」などのメッセージ入りデザートを用意
✅ 小さなプレゼントを用意
→ 名前入りの文房具や、会社のロゴ入りグッズを記念品として渡す
サプライズ演出を加えることで、新しく加わるメンバーが**「歓迎されている」と実感しやすく**なります。
参加者全員が交流しやすい席の配置
席の配置によって、歓迎会の雰囲気は大きく変わります。以下のように工夫すると、自然に会話が生まれやすくなります。
💺 おすすめの席の配置
| 配置 | 特徴 | おすすめシチュエーション |
|---|---|---|
| 円卓スタイル | どこからでも会話がしやすい | 10人以下の少人数会 |
| コの字型 | 参加者全員の顔が見える | スピーチやゲームを行う場合 |
| ランダム配置 | 部署や年齢の偏りをなくす | 部署間の交流を深めたい場合 |
| メンバーシャッフル制 | 途中で席替えをする | なるべく多くの人と話してもらいたい場合 |
ポイント
✅ 新入社員や異動者は中心に座らせ、話しかけやすい配置にする
✅ 同じ部署や仲の良い人だけで固まらないようにシャッフルする
✅ 幹事が適宜席を回って、話しづらそうな人に声をかける
「誰と座るか」を工夫するだけで、会話が弾み、歓迎会の雰囲気が良くなります。
食事やドリンクの選び方（アレルギー対応も）
歓迎会では、食事の内容も参加者の満足度に直結します。
以下のポイントを意識して選びましょう。
✅ 参加者のアレルギーや食事制限を事前に確認
→ ベジタリアン・ヴィーガン・ハラル対応の料理があるかチェック
✅ お酒が飲めない人向けのドリンクも充実させる
→ ノンアルコールカクテルやソフトドリンクの選択肢を増やす
✅ バリエーション豊かな料理を選ぶ
→ 和食・洋食・中華など、偏らないメニューにする
✅ ビュッフェ形式 or コース形式を選択
→ 交流しやすいビュッフェ形式が人気だが、フォーマルな場合はコースも◎
📌 注意点
- 料理の種類が少なすぎると、好き嫌いで食べられない人が出る
- お酒がメインになりすぎると、飲まない人が居心地悪くなる
事前に参加者の好みを聞いておくと、失敗を防げます。
歓迎会後のお礼メール・フォローアップ
歓迎会が終わったら、参加者や新入社員・異動者に向けてお礼のメッセージを送ると、より良い印象を残せます。
📩 お礼メールの例文
件名：昨日はありがとうございました！（〇〇さん歓迎会）
本文：
皆さま
お疲れ様です！ 幹事の△△です。
昨日は〇〇さんの歓迎会にご参加いただき、ありがとうございました！ 〇〇さんも「皆さんとお話しできて楽しかったです！」と喜んでいました✨
また、今後もこのような交流の機会を作れたらと思いますので、引き続きよろしくお願いいたします！
取り急ぎ、感謝の気持ちをお伝えしたくメールしました。
幹事：△△（内線1234 / メール：△△@company.com）
お礼メールを送ることで、歓迎会の余韻が残り、新入社員や異さらっと
まとめ
歓迎会を成功させるには、事前の案内・当日の進行・事後フォローをしっかり行うことが大切です。
案内は日時・会場・会費・返信期限を明確にし、LINEやメールで分かりやすく伝えましょう。
返信がない人にはリマインドを行い、スムーズに人数を確定させることもポイントです。
当日は、アイスブレイクやゲームを取り入れ、全員が楽しめる雰囲気を作ると、新しく加わる人も馴染みやすくなります。
食事やドリンクの選択肢を増やし、座席の配置にも配慮しましょう。
終了後は、お礼メールを送り、今後の交流につなげることが大切です。
歓迎会を「ただの飲み会」ではなく、「新メンバーが安心できる場」として企画し、職場全体の雰囲気を良くしましょう！